Dagboek van een wedstrijdsecretaris
Indoor 2018. Het is november. De maand van ons jaarlijkse indoor concours. De vergaderingen zitten erop, de goede voornemens staan op papier.
Voor mij een moment om er met frisse moed tegen aan te gaan. ‘Fris’, want we organiseren nog maar twee wedstrijden per jaar, en ‘moed’ omdat ik weet dat het weer met ups en downs zal verlopen.
Het “wat is dit toch mooi werk” zal afwisselen met “waar ben ik aan begonnen” en “was ik maar een georganiseerd, standvastig persoon”.
De inschrijvingen stromen binnen. Eerst langzaam en in de laatste week ineens razendsnel. Ik hou ervan als deelnemers direct bij opgave hun wensen doorgeven. Hoe specifieker hoe beter. Gewoon; ik wil om 10 uur rijden. Of graag een uur tussen mijn beide paarden. Of als ik niet om 10 uur kan meld ik me af. Top. Zo zou het moeten zijn.
Sluitingsdatum. Brrr. Stand opmaken. Één keer, want dit zegt niks.
Voorlopige lijst maken. Wauw. Heerlijke puzzel, als ik iedereen heb waar ze willen zijn, iedereen tevreden.
Oké misschien niet iedereen. Na het plaatsen van de eerste lijst begint het pas. Buikpijn. Mail stroomt binnen. De een wil later, de ander eerder, de voorlezer kan niet te laat, of we lezen elkaar voor, opa is zondag jarig of mijn paard kan niet te lang wachten. Ook nieuwe opgaven. Vol? Er doen toch maar 10 combinaties mee in de B? De startlijst gaat de prullenbak in. Opnieuw. Eerste lijn verzoeken gaan voor, daarna de nieuwe verzoeken. Een lijst met aanpassingen draag ik de hele week met me mee, alles wat binnenkomt via app, mail, telefoon en startlijsten schrijf ik op. Op mijn handen staan onleesbare krabbels. Mijn collega’s vragen zich af wat ik aan het doen ben tijdens werktijd. Ik vraag me inmiddels sowieso af wat ik aan het doen ben.
Ik hou mezelf voor dat iedereen de best mogelijke oplossing verdient al kan niet iederéén als laatste, dat zullen ze begrijpen. Toch? We moeten met ons team met een paar trouwe vrijwilligers ook twee hele dagen kunnen bemannen. Toch nog maar ééntje toelaten dan? Het is maar 7 minuten…
Nieuwe lijst. Iemand wil toch níet als laatste. De voorlezer kan niet meer. Ruiter mag een klasse hoger. Iemand wil niet bij die jury rijden. Een ruiter wil familie meenemen. Ja dan is 9 uur wel erg vroeg. Er moet ook regelmatig van paard gewisseld worden. Er wordt naar hartenlust aangemeld en afgemeld, gewijzigd en gewisseld. En dan is het nog de kunst om te zorgen dat de mensen zónder wensen niet ineens een halve dag later moeten starten. Want: Meer verzoeken gegarandeerd. Ik las een pauze in. Ik kijk morgen wel weer.
Die avond 23:30. Nieuwe lijst. Zal het dan toch lukken? De ultieme kunst is het iedereen naar zijn zin te maken. Mijn persoonlijke doel? Dát en een beetje meer. Een prettige afhandeling, het gevoel dat jij relaxt op wedstrijd kunt, dat je paard niet te lang hoeft te wachten, dat je denkt goh, dat is fijn dat ik zo laat nog kan aanmelden, fijn dat ze rekening houden met opa’s verjaardag. Leuk dat ze nog even vragen hoe het nu met mijn paard gaat. Daar gaat het toch om? Onze hobby?
Misschien neem ik het te serieus, misschien kan je ook zeggen: helaas pindakaas, had je maar eerder moeten zijn. Maar dit is mijn taak. En ik vind het leuk. En ik ga die lijst klaar krijgen! Op de wedstrijddag ken ik bijna alle deelnemers. Hun voorkeuren en de nukken van hun paarden, verjaardagen van familie, de mensen “zonder wensen” en mensen met de spanningen van een (eerste) wedstrijd. Daar doe ik het voor. Daar doen wij het als club met zijn allen voor!
Oké…. en voor die enkele opmerking: ‘Goed georganiseerd. Bedankt voor de service!’
Overname van dit stuk alleen met bronvermelding: www.ndrjv.nl